•   Existencia de un conflicto
•   Capacidad de las partes
•   Intervención del conciliador
•   Intención de solucionar el conflicto
•   Manifestación para conciliar
•   Efectividad en el acuerdo logrado                             

Quien esté interesado en una conciliación deberá elaborar una solicitud escrita, dirigida al Centro de Conciliación, en la cual debe exponer, en forma breve y clara, los hechos que determinan la materia que debe ser objeto de la conciliación, señalando la cuantía de ésta, cuando el asunto es de tipo económico.En este escrito deben anotarse con precisión las direcciones del solicitante o solicitantes y de la persona o personas que deben citarse a la conciliación, señalando, en cuanto fuere posible los números telefónicos de los mismos.

Si alguna de las partes es persona jurídica, deberá aportarse la prueba sobre su existencia y representación.- Si se afirma que se obra como representante legal de otra (padre frente al hijo, guardador frente al pupilo), debe anexarse la prueba que acredita esta representación. - Y si el peticionario afirma obrar como mandatario del convocante, debe anexarse el respectivo poder.

Finalmente, al escrito de solicitud deben aportarse los elementos de prueba que se consideren pertinentes para que el conciliador se forme un concepto claro sobre la situación en que habrá de intervenir.

Del escrito de solicitud y de sus anexos debe anexarse una copia para el conciliador y tantas copias como convocados se hayan indicado.

Recibida la solicitud, el Director del Centro de Conciliación procederá:

1.- A estudiar si el asunto puede ser objeto de conciliación y si el centro de Conciliación es competente para conocer de la situación planteada.

2.- Si es viable la conciliación, procederá a designar el conciliador, tomando en consideración la naturaleza del asunto.

Quienes pueden solicitar la audiencia de conciliación

Cualquiera persona natural, a nombre propio o en representación de otra, que requiera nuestros servicios puede acudir a este Centro de Conciliación, con la seguridad de que encontrará una respuesta oportuna y adecuada a sus inquietudes.

La petición podrá hacerse directamente por un estudiante adscrito al consultorio jurídico

Efectos de la conciliación.

El acuerdo a que lleguen las partes hace el tránsito de cosa juzgada y, por tanto, presta mérito ejecutivo, es decir, con la copia del acta de conciliación, debidamente autenticada por la secretaria del Centro de Conciliación, se puede obtener, ante la jurisdicción ordinaria, su cumplimiento.

Cuando no se produce acuerdo, o la audiencia de conciliación no se celebra por inasistencia de las partes o de una de ellas, el conciliador expedirá constancia de ello, la cual le permite al convocante recurrir a la justicia ordinaria, cuando se trata de un requisito de procedibilidad. 

Cuáles son sus ventajas?

Eficacia, rapidez e informalidad. La conciliación no está sometida a formalismos excesivos y dilatorios, se desarrolla, normalmente, en una sola audiencia, al término de la cual en caso de haber logrado la solución de la controversia, se firma un Acta de Conciliación.

Comodidad, privacidad y confidencialidad. El Centro de Conciliación, en su composición dispone de modernas instalaciones en donde las partes, de manera confortable y privada, podrán buscar la solución directa de sus diferencias. Las discusiones, los argumentos de las partes y los acuerdos serán reservados y respecto de los mismos se conservará estricta confidencialidad.

Participación de las partes e idoneidad de los conciliadores.El acuerdo conciliatorio es el resultado de la negociación directa de las controversias por las partes mismas, los conciliadores nombrados por el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable en su composición son expertos en los temas jurídicos debatidos, en técnicas de negociación y en sociología de los conflictos y, por tanto, son los mejores facilitadores para que las partes logren sus acuerdos.

¿Cómo se solicita la conciliación?

Debe presentarse una solicitud escrita por cualquiera de las partes o por ambas, la cual debe contener, el nombre, dirección, teléfono fax y correo electrónico (si es posible) de cada una de las partes (convocante y convocado) una relación de los hechos que están originando las controversias, lo que se pretenda por parte del solicitante con una estimación económica o con la manifestación de que su pretensión carece de valor. Se deben anexar los documentos necesarios para respaldar la solicitud (contratos, copias de escrituras públicas, certificados de existencia y representación legal, certificados de libertad y tradición, etc)

¿Cuál es el procedimiento de una conciliación?

Una vez recibida la solicitud de conciliación, se radica en el sistema y se le asigna a un conciliador, se le señala fecha y hora para la audiencia y se envían las invitaciones a las partes con el fin de que las mismas asistan voluntariamente a la citada Audiencia.

Llegado el día y hora programado para la audiencia, se espera que ambas partes asistan, se les indica en que consiste la conciliación, se fijan las reglas de intervención en la audiencia.
En la misma, el conciliador actúa como un tercero neutral, no adopta decisiones y en caso de llegarse a un acuerdo, verifica la legalidad del mismo a fin de materializarlo en un documento denominado Acta de Conciliación, a la cual la ley le ha dado dos efectos jurídicos importantes, el mérito ejecutivo y el tránsito a cosa juzgada.

¿Qué sucede si no hay acuerdo conciliatorio?

Si en desarrollo de la audiencia las partes no logran acuerdo, por cualquier circunstancia, se les expedirá una constancia de la imposibilidad de acuerdo.

En el evento en que alguna de las partes adelante un proceso judicial por los mismos hechos, puede presentar ante el juez esa constancia de imposibilidad, a efectos de que en el curso del proceso judicial, no se adelante nuevamente dicha etapa procesal y por ende se le dé agilidad al mismo.

¿Qué sucede si una parte no asiste a la audiencia?

Si alguna de las partes no asiste a la audiencia y no se excusa, se le citará a una segunda reunión, si a ésta no asiste y tampoco se excusa, se expedirá una constancia de su inasistencia y se le entregará a quien si asiste a la audiencia.

Dicha constancia sirve para que, en el evento de que se adelante un proceso judicial por los mismos hechos, se haga valer como un indicio grave en contra de quien no asistió a la audiencia, el cual se aplicará a las pretensiones, en el evento en que formule una demanda, o en contra de las excepciones, en el evento en que conteste una demanda. 

¿Qué efectos tiene la conciliación?

Cuando se logra un acuerdo conciliatorio, los efectos que produce el acta de conciliación, son los mismos de una sentencia, es decir, presta mérito ejecutivo, lo cual significa que si una de las partes incumple alguna de las obligaciones establecidas en el Acta de Conciliación, la otra puede iniciar un proceso ejecutivo, a fin de que el juez de dicho proceso ordene el cumplimiento del acuerdo conciliatorio; y hace tránsito a cosa juzgada, que significa que si las partes llegaron a un acuerdo conciliatorio, no pueden acudir a ninguna otra instancia judicial, por cuanto la controversia quedó resuelta con el citado acuerdo.