Archivo Central e Histórico

Archivo Central e Histórico

Publicado el 22 Junio 2015 |
Visitas: 6787
Ubicación: Campus Porvenir
Coordinador: Daniel Camilo Valencia Hernández 
Teléfono: 4340597
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

Misión

El Archivo Central e Histórico, hace parte de la Institución de la Universidad de la Amazonía, como el Macro proceso de Apoyo: Gestión Documental creada para la custodia, conservación y difusión del patrimonio documental, ley 594 del 2000, vigilada por El Archivo General de la Nación, comprometida en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, con un personal de talento humano capacitado para trabajar en equipo en asumir los retos y la capacidad de resolver todos los procesos de gestión documental en un amplio avance al servicio del usuario en cuanto a la Institución y público en general, desempeñando un mejoramiento continuo con honestidad, responsabilidad y cumplimiento.

Visión

El Archivo Central e Histórico, será una dependencia en permanente cambio con el fin de ser reconocida como líder en el mejor archivo central a nivel departamental, de acuerdo a la ley del Archivo General de la Nación, con miras al fortalecimiento a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural, al derecho a la intimidad, al derecho de petición, al derecho a la información y al libre acceso a los documentos públicos, que son pilares de la normatividad aplicada a los documentos, contemplados en la constitución nacional.

Funciones:

ARTICULO 17. CARÁCTER. Dependencia encargada de recibir, clasificar y administrar los archivos históricos de la Universidad de la Amazonía. Depende directamente de la Secretaría General de la institución.
ARTICULO 18. FUNCIONES. Son funciones de la Unidad de Archivo Central e Histórico las siguientes:
a) Responder por la seguridad y conservación de los elementos de trabajo.
b) Llevar el Control y Registro de todos los documentos existentes que se entreguen en esta Oficina.
c) Custodiar los documentos de archivo, respetando su orden y soporte material, para que puedan ser testimonio e información de la institución que los produce y de las personas o entidades que los requieren como objeto de investigación.
d) Actuar como secretaría del Comité de Archivo de la Institución.
e) Adelantar labores de preservación y conservación del patrimonio archivístico de la institución.
f) Sistematizar la información contenida en los distintos fondos del archivo de la institución.
g) Llevar un control de existencia documental y efectuar su respectivo inventario.
h) Conceptuar sobre las cotizaciones técnicamente más favorable para realizar las compras de elementos de archivo que cumplan con las especificaciones del Archivo General de la Nación.
i) Asistir a la capacitación que ofrezca el Archivo General de la Nación, concerniente a fortalecer y conservar las series documentales de la institución.
j) Presentar el Plan de acción, Avances del proceso, informes y otros que guarden relación con la dependencia. k) Coordinar del proceso de microfilmación que adelante la Universidad en cada una de sus dependencias.
l) Coordinar la organización del archivo central de la Universidad a través del Grupo responsable.
m) Velar por la adecuada presentación de la oficina.
n) Las demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
 

Oficina de Correspondencia

ARTICULO 19. CARÁCTER. Dependencia encargada del manejo de la correspondencia interna y externa de orden institucional, mediante la organización y mecanismos de control que permitan la prestación de un servicio eficiente en términos de tiempo y destino. Depende directamente de Archivo Central e Histórico. ARTICULO 20.
FUNCIONES. Son funciones de la Oficina de Correspondencia:
a) Recepcionar y tramitar la correspondencia oficial en forma oportuna.
b) Establecer mecanismos de control y seguimiento haciendo que las entregas sean oportunas.
c) Llevar registros de toda la correspondencia que se reciba o remita de la institución cuyo destino sea dentro como fuera de la ciudad.
d) Seguir las orientaciones del Grupo de Archivo Central
e) Proteger la integridad de la correspondencia.
f) Coordinar la recepción, clasificación, radicación y distribución de la correspondencia de la Universidad.
g) Las demás que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.