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Última Actualización: 04-Feb-2014 Hora: 11:54

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Entes de control

Entidades externas:

  • Ministerio de Educación Nacional – MEN: Ejerce control de tipo normativo y administrativo, como entidad que regula y desarrolla la educación superior en Colombia; además, es la entidad a la cual está adscrita la Universidad de la Amazonia. Dirección: Calle 43 No 57- 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá. Página Web: www.mineducacion.gov.co/
  • Contraloría General de la República: Ejerce control de tipo Fiscal, autorizada en el artículo 267 de la Constitución Política de 1991, es el máximo organismo de control fiscal del Estado Colombiano. El control lo ejerce mediante auditorias gubernamentales con enfoque integral, y emite concepto sobre fenecimiento de la cuenta y opinión sobre los estados contables de la Universidad. Dirección: Calle 10 No 19- 64 piso 4 Bogotá. Página Web: www.contraloriagen.gov.co/
  • Procuraduría General de la Nación: Ejerce control de tipo disciplinario, autorizada en el artículo 277 de la Constitución Política de 1991, es el organismo que vigila el correcto funcionamiento de la función pública del país, salvaguardando los derechos e intereses de los ciudadanos, garantiza la protección de los derechos humanos y representa a la sociedad para la defensa del patrimonio público. Dirección: Carrera 5 No 15- 80 piso 5 Bogotá. Página Web: www.procuraduria.gov.co/
  • Contaduría General de la Nación: Ejerce control de tipo Contable, autorizada en el artículo 354 de la Constitución Política de 1991, le corresponde la función de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general de la nación y determinar y establecer las normas de contabilidad pública que deben regir en el país. Dirección: Carrera 23 No 26- 39 Bogotá. Página Web: www.contaduria.gov.co/
  • Fiscalía General de la Nación: Ejerce control de tipo Judicial, autorizada en el artículo 250 de la Constitución Política de 1991, le corresponde la función de investigar los delitos, calificar los procesos y acusar ante los jueces y tribunales a los presuntos infractores de la ley penal, bien sea por denuncia o de oficio. Dirección: Diagonal 22B No 52- 01 Bogotá.  Página Web: www.fiscalia.gov.co/

Mecanismos externos de control

Así como se realiza evaluación y autoevaluación de la gestión a nivel interno en la Universidad de la Amazonia, también algunas entidades, organismos o ciudadanos evalúan nuestra gestión en forma estructurada, fortaleciendo con ello las políticas de democratización y de moralización y transparencia en la administración educativa pública. Estas evaluaciones externas son:

  • Evaluación por los usuarios y partes interesadas. Periódicamente se realizan las encuestas de satisfacción de los usuarios y ciudadanos por los servicios que demandan de las diferentes dependencias de la universidad, las cuales están orientadas a medir la percepción de los clientes con respecto a la forma en que la Universidad satisface sus necesidades de servicios y atención. Las encuestas son coordinadas por la Oficina de Planeación de la entidad.
  • Evaluación por el Ministerio de Educación. Periódicamente el MEN hace evaluación de la Gestión y desempeño de las Instituciones de Educación Superior Estatal, mediante encuestas, auditorias e indicadores, los cuales sirven de insumo al gobierno nacional para el estudio e informe sobre el comportamiento de la educación superior en Colombia.
  • Evaluación de las Entidades de Control. Anualmente la Contraloría General de la República nos realiza visita de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral – Modalidad Regular  a la gestión y procesos de la Universidad.  El Departamento Administrativo de la Función Pública también evalúa nuestros procesos  a través de aplicativos en línea y encuestas predeterminadas.
  • Índice de Transparencia por Colombia. Periódicamente, la corporación Transparencia por Colombia , realiza la medición del Índice de Transparencia Nacional en las entidades públicas del orden nacional, donde evalúa las condiciones institucionales que favorecen o previenen los riesgos de corrupción y los factores que construyen transparencia o permiten el surgimiento de riesgos de corrupción: visibilidad, sanción e institucionalidad, y gobierno corporativo para las entidades de naturaleza especial.
  • Control Social. -Evaluación de la comunidad Universitaria y ciudadanía en general. En forma permanente, la Universidad mantiene en su página Web www.uniamazonia.edu.co el link de Atención al ciudadano, permitiéndole a cualquier persona de Colombia y el Mundo, hacer sus peticiones, quejas, reclamos y consultas que considere pertinentes sobre la gestión, servicio y atención que presta la institución. Adicionalmente de manera periódica la Universidad de la Amazonia convoca a toda la comunidad en general a los ejercicios de rendición de cuentas a través de las audiencias públicas.

Mecanismos internos de control

El Articulo 209 de la Constitución Política establece que las entidades estatales deben ejercer el control interno en todas sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de sus funciones. El Artículo 11 de la Ley 87 de 1993 define el control interno como un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

Para un adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno al interior de la Universidad, se cuenta dentro de su estructura interna con la Oficina Asesora de Control Interno ( Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. ) ,  que realiza su gestión a partir del desarrollo de cinco roles fundamentales, establecidos en el Decreto 1537 de 2001:

  • Administración del riesgo: La Oficina Asesora de Control Interno brinda las orientaciones a los responsables de los diferentes procesos establecidos en el Mapa de Procesos de la Universidad, en la identificación y análisis de los riesgos que se puede presentar en el desarrollo normal de su gestión y que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales.
  • Acompañamiento y asesoría: La Oficina Asesora de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación (responsable del proceso de aseguramiento de la calidad), asesoran a la administración en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
  • Evaluación y seguimiento: En desarrollo de este rol, la Oficina Asesora de Control Interno realiza la evaluación independiente del Sistema de Control Interno, realiza auditorías internas y propone las recomendaciones y sugerencias que contribuyan al mejoramiento y optimización de la gestión.
  • Fomento de la cultura del control: La Oficina Asesora de Control Interno apoya el fomento de la cultura del control en toda la organización, de manera que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional y de los planes, metas y objetivos previstos.
  • Relación con entes externos: La Oficina Asesora de Control Interno es el puente entre los entes externos y la entidad convirtiéndose en el elemento de contacto que facilita el cumplimiento de los requerimientos de información de los organismos de Control Externo.

Mecanismos internos de evaluación:

1. Autoevaluación:

Las actividades de autocontrol, se aplican en todos procesos y servicios de la Universidad de la Amazonia, directamente por los servidores que realizan cada actividad y adicionalmente, a través de evaluaciones periódicas que son ejecutadas en reuniones internas de las dependencias, lideradas por los responsables de cada proceso:

  • Autocontrol de los procesos: Se revisa el cumplimiento de las características de los servicios de acuerdo con los planes de control, los procesos de acuerdo con los parámetros de las fichas técnicas, las tareas y diferentes actividades propias del desarrollo del proceso y de cada dependencia.
  • Generación y análisis de indicadores: En la Universidad, existen indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en cada proceso del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, de acuerdo con lo establecido en la ficha de indicadores, cada indicador tiene definidos sus responsables, quienes realizan la generación y análisis de los datos correspondientes, con el fin de garantizar el cumplimiento de los valores de control y proyectar las acciones necesarias para alcanzar la meta establecidos para cada indicador.
  • Actualización y análisis de riesgos: La Universidad de la Amazonia realiza el análisis de los riesgos establecidos en su Mapa de Riesgos institucional, considerando la identificación y actualización de los eventos internos y externos, que afecten o impidan el cumplimiento de los objetivos de la entidad, con el fin de lograr su reducción o eliminación, de acuerdo con las políticas de manejo establecidas. El análisis de riesgos tiene un enfoque preventivo, es realizado por todo el personal involucrado en cada proceso con la conducción del responsable respectivo.
  • Evaluación de la Gestión institucional: Esta evaluación se realiza para asegurar la conveniencia (grado de alineación o coherencia con las metas y políticas organizacionales), la adecuación (determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos), eficacia (grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados), eficiencia (relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados) y efectividad (medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles) del Sistema Integrado de Gestión e la Calidad, para alcanzar los objetivos establecidos. Esta evaluación se hace semestral por la Oficina Asesora de Planeación y se comunica a la alta dirección y a todos los funcionarios de la Universidad.

2. Mecanismos de evaluación independiente – interna

Los mecanismos de evaluación independiente-interna son las evaluaciones y/o controles realizados por personas calificadas y con las competencias necesarias, funcionarios de la Universidad sobre quienes realizan y responden por los diferentes procesos, actividades y tareas, presentando una visión imparcial y objetiva de los resultados obtenidos:

  • Evaluación y auditoría interna de calidad al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad: Se refiere a actividades programadas, sistemáticas y documentadas para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios (parámetros, referenciales, requisitos, normas, tanto internos –como base documental-, como externos, legislación) definidos como modelo o patrón frente a los cuales se realiza la evaluación. Las auditorías internas al SIGC, son realizadas por los Auditores Calificados, quienes son parte del Equipo Auditor de la Universidad, en procesos diferentes a las cuales pertenecen, de acuerdo con la programación y objetivos establecidos por la Oficina de Planeación, encargada del proceso de aseguramiento de la calidad.
  • Evaluación independiente de la Oficina Asesora de Control Interno: Se refiere a la evaluación del Sistema de Control Interno, a la evaluación de gestión y a las auditorías propias de la Oficina Asesora de Control Interno.
  • Evaluación del ente certificador: Teniendo en cuenta que el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de la Universidad de la Amazonia obtuvo en el año 2010 las certificaciones ISO 9001:2008 en todos sus procesos y NTCGP 1000:2009 por parte de INCONTEC, cada año va a recibir auditorías de seguimiento por parte del ente certificador.