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Última Actualización: 04-Feb-2014 Hora: 11:54

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División de Servicios Administrativos

Plan operativo(pdf) | Carta de valores(pdf) | Manual uso del aplicativo del sistema de atención al usuario(pdf) | Reglamento de higiene y seguridad industrial(pdf) | Ex rectores(pdf) | Procedimientos proceso de gestión talento humano

Información de Contacto

Ubicación: Bloque Administrativo,Segundo Piso.
Teléfono Directo: 4340558
Conmutador: 4358786 Ext. 119
Jefe de Oficina: Chris Nathalie Aristizabal Valbuena
Correo Electrónico:
dserviciosua[arroba]uniamazonia[punto]edu[punto]co

Misión

La División de Servicios Administrativos es la gerencia de la administración del talento humano a través del fomento de la motivación, capacitación y compromiso, reconociendo en el otro el respeto y la dignidad, preservando en todos sus procedimientos los principios institucionales y el cabal cumplimiento de los deberes de sus funcionarios quienes actúan con protagonismo para el logro de los objetivos propuestos en beneficio de la academia.

Visión

La División de Servicios Administrativos será una dependencia competitiva con capacidad de cambio continúo, que dispondrá de un talento humano cualificado, comprometido con la institución, con un nivel de autocontrol y gestión que garantizará la eficiencia y eficacia en los procesos internos, que redundará en beneficio del proyecto de universidad a que aspiramos las mujeres y hombres amazónicos de hoy y del mañana.

Presentación

La División se proyecta en este espacio institucional como una instancia administrativa con capacidad para liderar los diferentes procesos que tienen que ver con gerencia del talento humano, capital invaluable de toda empresa.

Por ello el norte que aquí se traza la lleva a recapitular sus acciones dentro del marco institucional y el proyecto académico, administrativo y social para la consolidación regional de la Universidad de la Amazonia, presentado por el actual Rector, para el periodo 2008 – 2010.

Este propósito está contemplado en un plan de trabajo que es la herramienta con la cual alcanzaremos desde esta dependencia, las metas que nos hemos trazado.

Funciones de la Dependencia.

La División tiene bajo su responsabilidad la orientación de los procesos generados en la Oficina de Atención al Usuario, Quejas y Reclamos, ubicada en la entrada principal de la Universidad, con el siguiente equipo de trabajo: Julio Cesar Ortíz Vásquez, Coordinador de la Oficina, Maria Diva Penna Rosas, responsable de la correspondencia oficial, Luz Magnolia Mateus, Recepcionista, Ceferino Montes Cárdenas, quien desarrolla las labores de mensajero externo de la institución y Rómulo Reyes Reyes, mensajero interno de la misma.

Dentro del quehacer laboral irradiamos procedimientos para las demás dependencias como son el Area Financiera, Oficina de Posgrados y toda el Area de Vicerrectoría Académica con los procesos de vinculación de docentes, emisión de informes estadísticos para el MEN, MINHACIENDA, y apoyamos en forma decidida y con prioridad los procesos de Acreditación institucional.

Funciones que debe liderar el Jefe de la División

a) Dirigir, ejecutar y evaluar planes y programas conducentes al desarrollo del personal de la Universidad de la Amazonia, dentro de una acción que incentive su capacidad valorativa, la comunicación, la formación de equipos de trabajo, el clima organizacional y la motivación individual;

b) Realizar los estudios referentes a la planta de personal, la clasificación de los cargos y el manual de funciones, procesos y procedimientos.

c) Dirigir y coordinar la ejecución de los sistemas y procedimientos de selección, promoción, inducción, incentivos, evaluación, capacitación, adiestramiento, traslados internos y régimen disciplinario del personal administrativo, tanto de carrera como a contrato, asegurando el cumplimiento de disposiciones legales sobre carrera administrativa y la ley 50 de 1990, a través del Régimen Especial de Administración del Talento Humano.

d) Dirigir y coordinar la organización, sistematización, actualización y custodia de las hojas de vida del personal al servicio de la universidad.

e) Coordinar con la Supervisión la organización de los servicios de vigilancia, transporte, aseo y mantenimiento de la universidad.

f) Distribuir y supervisar el cumplimiento de las funciones propias de cada una de las dependencias o grupos internos de trabajo, dentro de la Universidad.

g) Proponer y ejecutar políticas de administración de personal conforme a reglamentación interna.

h) Asistir a la Vicerrectoría administrativa, en la celebración de contratos con el personal docente y administrativo y asistir en su representación a los eventos en donde le sea delegada su participación.

i) Dirigir, coordinar y controlar la liquidación sistematizada de la nómina del personal docente, administrativo, trabajadores oficiales y contratistas, conforme a las normas vigentes para cada tipo de vinculación.

j) Refrendar con su firma las afiliaciones y novedades relacionadas con la Seguridad Social, subsidio familiar, pensión, riesgos profesionales, los certificados salariales, bonos pensionales, solicitudes de pago de cesantías y dar visto bueno previo a los descuentos que hayan de efectuarse por nómina de los funcionarios de la Universidad, en o por delegación del Representante Legal.

k) Presentar los informes de gestión y los planes de acción periódicos que le soliciten las instancias universitarias y demás informes que soliciten otras entidades oficiales, que correspondan a la dependencia a su cargo.

l) Realizar estudios de escalas salariales inherentes al personal y vigilar el cumplimiento de las normas en materia contractual, salarial y prestacional de los empleados públicos docentes, administrativo y demás personal de la institución;

m) Coordinar y vigilar las actividades de seguridad industrial y salud ocupacional de los empleados de la Universidad de la Amazonia, de acuerdo con las políticas de la Entidad y las normas legales establecidas a través del COPASO, el CISO, la A.R.P. y demás entidades que tengan que ver con este proceso.

n) Hacer las veces de Jefe de Personal para la Universidad de la Amazonia.

o) Velar por la estricta aplicación de las normas y políticas sobre la carrera administrativa, prestaciones sociales, situaciones administrativas, régimen disciplinario y demás disposiciones relacionadas con la administración de personal, en todas las instancias de la Universidad.

p) Proponer sistemas de capacitación e incentivos acordes con las políticas de la institución y las normas legales sobre la materia.

q) Elaborar y tramitar, previo estudio jurídico, técnico y financiero, los contratos relacionados con la prestación de servicios necesarios para el buen funcionamiento de la Universidad.

r) Hacer parte como Secretaria Técnica del Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje, actuar como miembro de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Comisión de Personal Administrativo y demás estamentos en donde se requiera su participación.

s) Ejercer el autocontrol y el control interno y responder por los bienes a su cargo entregados para el desempeño de sus funciones.

t) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la Dependencia.
Según Resolución No. 1209 del 10 de septiembre de 2004
Además esta dependencia no sólo se centra en cumplir con sus deberes y funciones propias, sino que aporta como valor agregado un programa radial denominado “Creciendo”, que se difunde por nuestra emisora cultural de la Universidad de la Amazonia, los días sábados a las 11 am., y publica artículos de diferentes temáticas laborales y sociales en el periódico institucional, como estrategias que coadyuvan a la construcción del tejido humano, apropiándose de temas que invitan una mejor vida laboral y personal de nuestra comunidad universitaria y de quienes nos escuchan.

Como podemos ver, nuestros procesos están centrados en el cumplimiento de la misión institucional y de la visión misma, que nos impulsa cada día a hacer realidad el sueño por nuestra Universidad, con un gran compromiso regional, no sólo para los Caqueteños, sino para todas las mujeres y hombres de la Amazonia y de Colombia.

Principios

Capital Humano

Es nuestro patrimonio de alto valor, por eso respetarlo, ofrecerle oportunidades, reconocer sus derechos, retribuirlo con estímulo y justicia, son nuestros pilares dentro del accionar diario.

Compromiso institucional

La participación en los eventos que realice o donde deba hacer presencia la Universidad, será uno de los puntos más sobresalientes que cumplir.

Mejoramiento de la calidad

La atención al usuario interno y externo, la exactitud de los trabajos y proyectos elaborados, la eficiencia y eficacia de nuestra labor cotidiana, la pulcritud e imagen en documentos y actos escritos, y el trabajo en equipo, serán una constante.

Transparencia e Imparcialidad

Todas las acciones que ejecute el equipo de trabajo de esta División estarán enmarcados dentro de estos principios sin ninguna excepción.

Trabajo en Equipo

El talento humano de la División estará dispuesto a asumir las responsabilidades del desarrollo de las funciones bajo una visión de apoyo a la gestión de cada uno los programas y proyectos institucionales y de los funcionarios de la Universidad de la Amazonia.

Participación

La dependencia tendrá como uno de sus objetivos principales la apertura de espacios de creatividad y fortalecimiento de las ideas, produciendo para ello acciones que hagan posible la comunicación franca y abierta que facilite los términos de entendimiento, calidad de la vida moral, personal y familiar de todos los funcionarios.

Responsabilidad

Cada una de las acciones proyectadas y realizadas tendrá un responsable frente a los usuarios internos, externos y los organismos de control.

Respeto y Solidaridad

Las acciones los hechos y los pensamientos de los miembros de esta División tendrán el reconocimiento bajo la visión del respeto y el derecho del uno hacia el otro, la sana convivencia humana y el acompañamiento tolerante de todos y cada uno sin ningún miramiento.

Comités Integrados por el Jefe de la División

  • Comité de Asignación de Asignación y Reconocimiento de Puntaje
  • Comité Paritario de Salud Ocupacional
  • Junta de Licitaciones y Adquisiciones
  • Comisión de Personal (Administrativo)
  • Brigada de Emergencia

Otro:

  • Conducción del espacio Radial “Creciendo”, Programa Institucional en la Emisora Cultural de la Universidad de la Amazonia.

Plan de Acción

Diagnóstico

Para poder preparar el plan de acción para esta División se tuvo en cuenta las siguientes situaciones:
Debilidades

  • Falta consolidar una concordancia plena entre los procedimientos académicos y lo administrativo.
  • Medianamente se cumplen los programas de capacitación propuestos por la Universidad en cuanto a la parte administrativa, debido a la falta de presupuesto.
  • Los diferentes tipos de vinculación del talento humano a que están sometidas las Universidades públicas, hacen que las políticas no brinden las mismas oportunidades a los empleados y la administración de personal no obedezca a la misma normatividad.
  • Falta de un régimen específico de administración de personal tanto de carrera como por contrato.
  • Los avances en los procesos tecnológicos en materia de sistematización han sido poco ágiles.
  • El personal por contrato es mucho mayor que el personal nombrado de planta, lo que hace que se obstaculicen algunos procesos y no haya continuidad.

Fortalezas

  • Experiencia, dedicación y compromiso del personal que conforma el equipo de trabajo
  • Nivel académico de los funcionarios
  • El ofrecimiento de estabilidad laboral del personal contratado
  • El personal del área es egresado de la Universidad y laboran con sentido de pertenencia
  • La existencia de un proyecto institucional sólido para la Universidad

Oportunidades

  • La autonomía administrativa de la Universidad
  • El amplio radio de acción que tiene la institución a nivel de la Amazonia Colombiana
  • Existen políticas de gobierno que permiten el cambio de la educación superior hacia lo social para la región.
  • Cualificación de la planta de personal docente y administrativa
  • Suscripción de convenios a nivel regional, nacional e internacional
  • Imagen positiva de la Universidad en el ámbito nacional e internacional por su ubicación biogeográfica
  • Nuevos sistemas de evaluación de prestación de servicios para el personal docente y administrativo.

Amenazas

  • Políticas económicas relacionadas con la austeridad del gasto público, de funcionamiento, de inversión y de gastos de personal.
  • Políticas del Gobierno Nacional por emergencia económica
  • Competencia educativa en el sector académico regional
  • Incremento de desplazamientos y movilidad de la población por situación de orden público
  • Aislamiento geográfico por falta de vías de comunicación en buen estado o por perturbación del orden público.
  • Insuficiente influencia de la representatividad política de la región a nivel nacional que permite que los programas de gobierno no lleguen efectivamente a la región.